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Por que contratar um Software de Gestão Tributária?

Escrito por Eficiência Fiscal

Legislação cada dia mais rígida e complexa, clientes cada vez mais exigentes e a responsabilidade de lidar com recursos financeiros de terceiros. Esses são alguns dos principais desafios enfrentados por contadores e outros profissionais da área fiscal, que precisam se desdobrar, diariamente, para dar conta das diversas atribuições inerentes à função com o menor custo e no menor tempo possível — a já conhecida história do “fazer mais com menos”. A boa notícia é que para cumprir essa missão, o profissional pode contar, cada vez mais, com uma importante aliada: a tecnologia.

Durante muito tempo, ferramentas tecnológicas capazes de otimizar o trabalho exigiam um alto investimento por parte do contratante e, por isso, faziam parte apenas da realidade de grandes empresas. Apesar de esse ainda ser o pensamento de muitos gestores, que preferem resistir à tecnologia e insistir na realização manual de algumas tarefas, o mercado tem provado que hoje a história é outra e que os benefícios garantidos por sistemas, softwares e aplicativos compensam — e MUITO! — o investimento, que pode ser, muitas vezes, mais baixo do que os gestores imaginam.

Tecnologia em favor da otimização de processos

Embora ainda seja comum o uso de planilhas em Excel para gerenciamento das atividades e das finanças de uma empresa, a automatização dos processos é capaz de garantir mais agilidade e segurança aos procedimentos realizados — a grosso modo, os seres humanos são mais lentos e mais passíveis a erros do que os computadores. Com os processos otimizados, as organizações, sejam de maior ou menor porte, podem conquistar circunstâncias bastante almejadas no mundo corporativo: alta produtividade e excelência nos resultados.

Na área fiscal, especificamente, a otimização de processos garantida por ferramentas tecnológicas pode atingir níveis ainda mais altos. Para cumprir a legislação que rege o setor, empresas são obrigadas a prestar, com periodicidade definida, uma série de informações às autoridades fazendárias e o esquecimento de um simples dígito, por exemplo, pode imputar uma série de punições às instituições. Como o risco é alto, as práticas capazes de prevenir esse e outros tipos de erro precisam ser intensificadas e é exatamente aí que a tecnologia e as ferramentas de automação entram em cena.

Benefícios de um software de Gestão Tributária

A prestação de contas ao Fisco torna-se uma tarefa cada vez mais desafiadora para as empresas, já que o Sistema Tributário Nacional é composto atualmente por dezenas de tributos em diversas esferas e conta com uma legislação complexa e sobreposta — estudo elaborado pelo Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT) revelou que o país possuía, em 2013, impressionantes 309.147 normas tributárias em vigor, o que equivalia, na época, a 6,5% de todo o conjunto legislativo do Brasil.

Contratar um software de gestão tributária como o Eficiência Fiscal é uma excelente alternativa para minimizar incorreções e auxiliar na tomada de decisões capazes de fortalecer os negócios da empresa. Identificar a possibilidade de reduzir o ônus tributário da empresa, por exemplo, é um dos benefícios garantidos por uma ferramenta especializada e pode representar mais recursos disponíveis para investimentos.

Eficiência fiscal: inteligência artificial inovadora

Lançado no segundo semestre de 2015 e com mais de mil clientes cadastrados, o software Eficiência Fiscal é uma das ferramentas mais avançadas do mercado atual e é capaz de gerenciar tributos de uma empresa de forma ágil, precisa e segura. Com a oferta de diversos pacotes de serviços, a plataforma calcula, em tempo real, a aplicação dos tributos federais PIS e Cofins e do tributo estadual lCMS sobre todas as mercadorias compradas e vendidas pela empresa.

Com o software, é possível acompanhar, de forma instantânea, todas as notas fiscais emitidas no CNPJ em questão, medida que auxilia a auditar a aplicação correta de impostos sobre os produtos e garante a precisão da prestação de contas ao Fisco, já que a ferramenta mantém o banco de dados atualizado em tempo real junto ao ambiente nacional do SPED. É importante ressaltar que a Eficiência Fiscal não é concorrente de contadores, nem visa substituir nenhuma ferramenta tecnológica com a qual a empresa contratante já trabalhe — exceto, claro, aquelas que oferecem funções semelhantes.

Funcionalidades do software

  • Consulta e manifesto de NF-e e CT-e — Além de sincronizar automaticamente todas as notas fiscais eletrônicas emitidas para o CNPJ da empresa, a Eficiência Fiscal permite a realização de manifestos das NF-e, a emissão instantânea de Danfes (documento auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica) e o armazenamento dos arquivos XML na nuvem — ou o download dos arquivos em lote.

  • Auditoria fiscal digital de NF-e — Após o recebimento do XML da NF-e, o software se encarrega de analisar ICMS, PIS e Cofins de cada item do arquivo, tributos que serão exibidos em um relatório completo no final do processamento de cada nota.

  • Cruzamento de dados: NF-e x SPED Fiscal — A partir da leitura do arquivo SPED Fiscal (EFD), a ferramenta realiza o cruzamento das notas fiscais informadas e compara com as registradas na base de dados da Receita Federal. Dessa forma, é possível saber se as NF-e da empresa foram declaradas ao Fisco e se existem notas fiscais emitidas indevidamente para o CNPJ analisado.

  • Detalhamento dos créditos de PIS e Cofins — Por meio dessa ferramenta, o software apresenta uma prévia de créditos de PIS e Cofins aos quais empresas de regime tributário Lucro Real têm direito.

  • Consulta simples de tributação e CEST — Essa funcionalidade proporciona informação rápida referente à tributação aplicada sobre cada produto a partir do NCM do item.

  • Consulta NCM na tabela TIPI — A ferramenta permite consulta de NCM, descrição e alíquota do IPI na Tabela de Incidência do Imposto sobre os Produtos (TIPI) comercializados.

  • Auditoria contínua de itens — Grande diferencial do software, essa funcionalidade, como já destacado anteriormente, auxilia a checar a precisão dos tributos incididos sobre produtos comprados e vendidos. A partir da auditoria, o sistema gera um extrato com o respectivo suporte legal, que fundamenta as empresas caso seja necessário um pedido de retificação.

  • Notificações do sistema — O software disponibiliza, ainda, consulta a todas as notificações do sistema, como avisos de alíquotas divergentes nas NF-e processadas, novas notas fiscais disponíveis para o CNPJ da empresa, sugestão de alteração de NCM registrado — com base no código de barras fornecido pelo fabricante —, entre outras informações.

Recomendado por quem usa

O escritório FJ Contabilidade, localizado na cidade de Ji-Paraná, no estado de Rondônia, utiliza o Eficiência Fiscal há pouco mais de um ano e os benefícios do software de gestão tributária refletem, diretamente, na otimização da rotina de trabalho. Responsável pela contabilidade de cerca de 30 clientes, a empresa, a partir das funcionalidades do Eficiência Fiscal, é capaz de realizar as tarefas que competem ao setor fiscal de maneira rápida e eficiente, além de fornecer informações precisas sobre a realidade tributária das instituições atendidas.

Juliana Cazaroto, sócia do escritório, destacou os bons resultados obtidos pela empresa com a contratação do software: “Com a ferramenta, temos certeza, por exemplo, que todas as notas fiscais eletrônicas emitidas para os clientes serão escrituradas, o que proporciona a redução de retificação das declarações e evita retrabalhos, agilizando os processos”. A contadora pontuou também que o Eficiência Fiscal permite gerar, de forma automática, arquivos XML das NF-e, eliminando a necessidade de lançar nota por nota e, assim, otimizando o trabalho.

“Eu, sem dúvida, recomendaria o Eficiência Fiscal para outras pessoas, pois com as constantes alterações na legislação, é fundamental ter um suporte para pesquisas, principalmente para o setor fiscal das empresas e contadores, que realizam um trabalho para o qual a segurança das informações é imprescindível”, afirmou.

Faça como a Juliana e experimente você também o Eficiência Fiscal. Durante sete dias, todas as funcionalidades do software estarão disponíveis para você e sua empresa. Teste gratuitamente e descubra os benefícios da ferramenta!

Sobre o autor

Eficiência Fiscal

Somos uma empresa de outsourcing em gestão tributária PIS, COFINS e ICMS com foco em 3 operações, nas operações de compra, manutenção de itens e venda de mercadorias. Em resumo, possibilitamos que as empresas de nossos clientes possam se dedicar totalmente à suas áreas de especialidade, ou seja, em seu core business e contar com o nosso conhecimento qualificado em gestão tributária para obtenção de resultados cada vez melhores, a um custo muito inferior daquele que seria necessário para manter um departamento desses dentro da empresa ou contratação de consultores externos. Através de uma substancial base de regras fiscais e uma inovadora tecnologia em inteligência artificial, nós buscamos resolver o problema da falta de conhecimento qualificado para lidar com toda essa complexidade da nossa legislação tributária, que muitas vezes é potencializada pelo elevado volume de itens em transações com incidências tributárias, seja transações de compra ou de venda.

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